De dag van de Checklist
“Druk, druk, druk” is wat ik om mij heen hoor en zelf ook als favoriete uitdrukking mensen toewerp als ze vragen hoe het met mij gaat. Ik geloof dat ik de afgelopen maanden mijn eigen kont zo vaak heb gezien dat ik niet eens meer weet hoe ik ervan voren uit zie. (Lees: achter de feiten aan lopen). Verschrikkelijk! Het feit dat je zo druk bent en hoe ik eruit zie. Ik lach hardop terwijl ik dit typ. Maar eigenlijk is het om te janken. In mijn vakantie schrijf ik deze blog.
Versoepelingen in maatregelen, maar niet in mijn hoofd
De coronamaatregelen zijn versoepeld. Ik ga weer meer veldwerk doen. Bezoek deelnemers, bedrijven én collega’s. En dat is fijn. Super fijn! Maar zorgt er ook voor dat ik mijn werkritme wederom moet aanpassen. Van alle dagen thuis werken aan je keukentafel. 8 uur per dag vol besteed aan mijn caseload, vergaderingen, teamoverleg, caseload overleg, M.D.O.’s, rapporten en plannen schrijven en mijzelf vergeet. De knorrende maag om 15:00 uur doet me beseffen dat ik geen lunchpauze heb genomen. In mijn hoofd zit ik nog in de 8 uur thuis aan de keukentafel ‘modus’, maar dat is niet meer. Nu kom ik tijd te kort.
Van interne ‘notifier’ naar externe ‘notifier’
Het duurt bij mij altijd even voor ik door heb dat ik het niet meer red in 8 uur per dag. Toch nog even een uurtje langer door. “Oeps, is het al 19:00 jongens?! Ja, Ja, ik ga koken”. Als singel moeder van twee puberdochters vraag ik mij soms af hoe ik het allemaal manage. Fulltime werken als werkcoach en fulltime moeder zijn. Hoe ik alle afspraken kan onthouden in mijn hoofd met een natuurlijke notifier. Je kent het vast wel. Zo een irritant en onbehagelijk gevoel dat er iets belangrijks is. Of was? “Sh… ben ik te laat?” Ulgh… Ik moet het echt anders gaan inrichten.
Overzicht creëren
Ik besluit op de maandag (vergaderdag) geen telefonische consulten meer in te plannen met mijn deelnemers. Check!
En ik kan rustig een broodje eten, ook niet verkeerd. Donderdagmiddag heb ik uitbesteed aan rapporteren. Check!
De rest van de dagen zijn voor mijn deelnemers en het bezoeken van bedrijven en/of werkgevers. Check!
Mooi, dit geeft mij weer rust en overzicht. Nu nog de notifiers digitaal maken. Check!
EEGA Plus en mijn caseload team maken gebruik van scrum/agile werken. Agile werken staat voor projectmatig werken. Je breekt een project op in kortere en overzichtelijke periodes. Scrum zet EEGA Plus in voor de kortere projecten, zoals de Intensieve Kennismaking, waar doelgericht onderzoeken belangrijk is en wekelijkse overleg momenten van 15 minuten de strategie van de komende week bepalen.
Hoera voor Scrum en Agile werken
EEGA Groep maakt gebruik van Microsoft Office. We werken veel met Teams en Outlook. Microsoft Office heeft ook Microsoft To Do en Microsoft Planner. Microsoft- To Do en Planner is een tool voor scrum/agile werken. Oftewel een task manager. Het geeft je overzicht op het proces en het beschikt over een digitale notifier. Weg uit het hoofd! Hoe lekker is dat. Microsoft Planner is een op teamwerk gerichte tool die op verschillende manieren kan worden gebruikt. Je zet taken uit per caseload voor jezelf en je caseload team. Zo weten de gedragscoaches en opleidingscoaches wanneer zij hun aanvullingen moeten geven op een rapportage en kan je koppelingen delen. Makkelijk ingericht bij Microsoft Office. Alles onder één dak. Op deze manier lukt het mij toch om meer overzicht en rust in mijn hoofd te krijgen, fijn! Herken jij je ook in mijn verhaal? Probeer dan ook eens digitale planners uit, misschien helpt het jou ook!
Manon Honders
Werkcoach EEGA Plus